ISMEA - Istituto di Servizi per il Mercato Agricolo Alimentare
Pubblica amministrazione

GARA EUROPEA A PROCEDURA APERTA PER L’AFFIDAMENTO IN OUTSOURCING DEL SERVIZIO DI GESTIONE ED ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI DELL’ENTE

Oggetto: GARA EUROPEA A PROCEDURA APERTA PER L’AFFIDAMENTO IN OUTSOURCING DEL SERVIZIO DI GESTIONE ED ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI DELL’ENTE
Tipo di fornitura:
  • Servizi
Tipologia di gara: Procedura Aperta
Criterio di aggiudicazione: Offerta economicamente più vantaggiosa
Modalità di espletamento della gara: Telematica
Importo complessivo a base d'asta: € 162.100,00
Importo, al netto di oneri di sicurezza da interferenze e iva, soggetto a ribasso: € 120.000,00
Oneri Sicurezza (Iva esclusa): € 600,00
CIG: 8651645B4D
Stato: In corso
Centro di costo: Ufficio Amministrazione
Data pubblicazione: 12 marzo 2021 10:30:00
Termine ultimo per la presentazione di quesiti: 04 aprile 2021 12:00:00
Data scadenza: 14 aprile 2021 12:00:00
Documentazione gara:
Documentazione amministrativa richiesta:
  • MOD. 2 - DGUE
  • MOD. 1 - Domanda di partecipazione
  • Documento di Identità
  • Contributo ANAC
  • Cauzione - Fidejussione
  • Eventuali documenti integrativi
  • MOD. 3 - Avvalimento
  • PASSOE

Termine per la presentazione delle domande di partecipazione e delle offerte ore 12:00 del 14.04.2021.

L'apertura dei  plichi pervenuti nei termini è fissata per le ore 10.00  del giorno 15.04.2021, con le modalità indicate nel disciplinare di gara.

Pubblicazioni ai sensi dell'art. 29 D.lgs. 50/2016

Nome Data pubblicazione Categoria
Chiarimenti 24/03/2021 17:43 Altri Documenti
Chiarimenti 07/04/2021 09:44 Altri Documenti
Chiarimenti 07/04/2021 09:46 Atti di aggiudicazione

Risposte alle domande più frequenti (FAQs)

FAQ n. 1

Domanda:

 Siamo  a richiedere la possibilità di poter effettuare il sopralluogo.

Risposta:

Si invita a prendere visione della risposta pubblicata nella sezione "Documenti di gara" della presente procedura telematica e sul sito Ismea, nella sezione dei bandi di gara in corso dedicata a questa procedura.

Il Responsabile del Procedimento

Dott. Mario Marotta

FAQ n. 2

Domanda:

L’Ente è dotato di Piano di Conservazione? Quando è stato effettuato l’ultimo scarto e di quali annualità di documenti? La sanificazione andrà eseguita anche del materiale che si trova presso l’attuale fornitore? Se, sì. Quale è stata la data dell’ultima sanificazione? Gli importi non soggetti a ribasso verranno corrisposti per intero? Per esempio, l’importo globale pari a € 5.000,00 per la presa in carico presso l’attuale aggiudicatario, verrà rimborsato per intero?

Risposta:

Si invita a prendere visione delle risposte pubblicate nella sezione "Documenti di gara" della presente procedura telematica e sul sito ismea, nella sezione dei bandi di gara in corso dedicata a questa procedura.

Cordialmente

ISMEA UO GARE

FAQ n. 3

Domanda:

Si chiede di conoscere se il conteggio dei metri lineari è riferito alla misura delle scatole o al contenuto effettivo di esse? Cioé, vi sono delle scatole che non sono piene e sono state invece conteggiate per la loro dimensione effettiva e non per il reale contenuto?

Risposta:

Si invita a prendere visione delle risposte pubblicate nella sezione "Documenti di gara" della presente procedura telematica e sul sito ismea, nella sezione dei bandi di gara in corso dedicata a questa procedura.

Cordialmente

ISMEA UO GARE

FAQ n. 4

Domanda:

Si chiede di sapere per ogni tipologia di archivio (storico e corrente), quante sono state le ricerche/richieste di movimentazione per consultazione (distinte per consegne cartacee e in forma elettronica ) ogni anno a partire dal 2017 e fino al 2020. Stante l’emergenza epidemiologica dovuta alla diffusione del coronavirus COVID 19 e al fine del contenimento dei contagi, anche grazie alla riduzione degli spostamenti, si chiede di sapere se è possibile prevedere l’invio elettronico della documentazione richiesta (digitalizzazione del contenuto dei fascicoli e delle scatole) per qualsiasi tipologia di consultazione con anticipazione dei tempi di consegna con evasione a 2 ore dalla richiesta.

Risposta:

Si invita a prendere visione delle risposte pubblicate nella sezione “Documenti di gara” della presente procedura telematica e sul sito Ismea, nella sezione dei bandi di gara in corso dedicata a questa procedura.

ISMEA UO GARE

FAQ n. 5

Domanda:

Buongiorno con la presente si richiede una proroga per la presentazione delle offerte, in considerazione del fatto che il termine di 10gg. antecedenti la presentazione delle offerte per le richieste di chiarimenti coincide con le festività di Pasqua. 

Risposta:

Si invita a prendere visione della risposta pubblicata nella sezione “Documenti di gara” della presente procedura telematica e sul sito Ismea, nella sezione dei bandi di gara in corso dedicata a questa procedura.

ISMEA UO GARE

FAQ n. 6

Domanda:

1. Si richiede se il Fornitore uscente fornirà un DB del materiale attualmente gestito. Se si si richiede su quale livello di profondità è strutturato (scatole/faldone/fascicoolo) Si chiede di sapere se all’interno del DB del fornitore uscente siano presenti gli indici di titolario, l’associazione al massimario, l’anno riferimento scatola per effettuare il macero e il relativo periodo di conservazione

2. Si richiede se le scatole del fornitore uscente presentano un codice a barre all’esterno

3. SI richiede cosa si intende per stato di conservazione non omogenee? Le scatole sono non omogenee per serie archivistica?

4. In riferimento a quanto riportato nel capitolato a pg 4: All’atto della presa in carico, la Società dovrà, in contraddittorio con un referente degli attuali fornitori del servizio, creare un elenco delle unità documentali prese in carico (Censimento), oltre ad un verbale di presa in carico, corredato dal predetto elenco, con i contenuti previsti dal capitolato (n. complessivo delle scatole contenitori, suddiviso per formati, tipologia e anno di riferimento). Si intende effettuare un riscontro sulla base di un elenco fornito dal fornitore uscente? oppure si intende che la società aggiudicataria dovrà redigere gli elenchi contestualmente alla presa in carico all'interno dei magazzini del fornitore uscente? nel caso sia valida questa seconda ipotesi in che modo la committente intende dirimere i problemi scaturenti dalle interferenze che si andrebbero a creare?

5. In riferimento a quanto riportato nel capitolato a pg 4: A titolo esemplificativo e non esaustivo si precisa che si intendono comprese nelle attività di ritiro le operazioni di facchinaggio, carico e scarico del materiale e quant’altro necessario per l’esecuzione del trasferimento, compresi tutti i materiali di consumo (es. pedane) ed i mezzi di sollevamento utili per effettuare il carico e lo scarico del materiale sugli automezzi. Si chiede di confermare che l’attuale fornitore predisporrà la documentazione già inscatolata su pedana a bocca di magazzino.

6. I formati scatola indicati a pg 8 del capitolato sono riferiti alla documentazione stoccata presso l’attuale fornitore? E’ possibile avere una suddivisione dei volumi per ogni formato scatola?

7. In riferimento al numero di richieste di recupero sia della documentazione dell’archivio corrente, sia dell’archivio fisso, si richiede in media quante ricerche sono previste per ogni richiesta.

8. In riferimento a quanto espresso nel punto 3.2.2 del capitolato tecnico a. Si chiede di indicare il quantitativo di fascicoli relativo a questa voce. b. Si chiede di sapere se tale documentazione è contenuta in scatole omogenee per titolario oppure se è possibile trovare scatole miste e dover identificare i fascicoli relativi all'indici 08 RIFO. c. Si chiede di indicare se trattasi di fascicoli o di faldoni. d. Si chiede di indicare il numero medio di fascicoli/faldoni all'interno della scatola. e. Si chiede di indicare cosa sia presente sul DB del fornitore uscente relativamente all'indice 08 RIFO.

9. In riferimento a quanto indicato nel paragrafo 3.3 si richiede se le richieste di consultazione della documentazione 08. RIFO prevedano il prelievo e l’invio alla committente di intere scatole o di fascicoli/faldoni contenuti in diverse scatole. Se corretta quest’ultima ipotesi si chiede se sta all’aggiudicatario l’inserimento dei fascicoli in una nuova scatola o se è onere del Fornitore. Se l’inscatolamento è a cura della committente, la fornitura delle relative scatole è on top al fabbisogno indicato nel paragrafo 3.3.4 del capitolato?

10. In riferimento al paragrafo 3.3.1 si richiede il quantitativo di ricerche suddiviso tra ordinarie e urgenti

11. In riferimento al paragrafo 3.3.2 del capitolato, si richiede se la committente predispone le scatole per il ritiro periodico al piano stradale in un’area adibita al carico.

12. In riferimento al paragrafo 3.3.2 si richiede se la metadatazione dei fascicoli oggetto del ritiro periodico sarà appannaggio della Stazione Appaltante ed eventualmente in che modo ci verrà trasmesso tale DB.

13. In riferimento al paragrafo 3.3.3 si richiede la quantità prevista del materiale promozionale ai fini della custodia e dell’inventariazione del materiale, e se questi volumi rientrano nei 1.000 ML di corrente.

14. In riferimento al paragrafo 3.4 si richiede su che basi il Fornitore possa fare una proposta di dematerializzazione della documentazione riferita a 08. RIFO. Quando si fa riferimento alla certificazione di processo, si intende una dematerializzazione certificata/autenticata?

15. In riferimento al paragrafo 3.5 del capitolato tecnico, si richiede la quantità prevista annua per le attività di scarto e macero.

Risposta:

Si invita a prendere visione della risposta pubblicata nella sezione “Documenti di gara” della presente procedura telematica e sul sito Ismea , nella sezione dei bandi di gara in corso dedicata a questa procedura.

Cordialmente

ISMEA UO Gare

FAQ n. 7

Domanda:

Per quanto riguarda l’archivio Rifo nel Paragrafo 08 del Capitolato Tecnico c’è l’elenco dei documenti contenuti all’interno dell’archivio Rifo, ma non ci sono le quantità di materiale eventualmente da dematerializzare. E’ possibile conoscere la quantità dei fascicoli/documenti da dematerializzare?

Risposta:

Si invita a prendere visione della risposta pubblicata nella sezione “Documenti di gara” della presente procedura telematica e sul sito Ismea , nella sezione dei bandi di gara in corso dedicata a questa procedura.

Cordialmente

ISMEA UO Gare

FAQ n. 8

Domanda:

Si chiede cortesemente di chiarire quanto inerente ai seguenti quesiti: - In relazione alla presa in carico si chiede se presso il deposito del fornitore uscente troveremo le scatole già impedanate e incellofanate e se c’è una banchina di carico per trasferire il materiale direttamente sul TIR. - Si chiede se per il materiale presente presso il deposito del fornitore uscente verrà fornito un file elettronico con le informazioni digitali dell’archivio e di ogni carico. -  In relazione all’attività di Censimento RIFO si chiede anche mediamente quanti sono i fascicoli presenti in ognuna delle 5.000 scatole che dovranno essere oggetto dell’attività. - Nel paragrafo 3.3.1 si prevede l’utilizzo di eventuali software gestionali in uso presso l’Ente a cui l’aggiudicatario è tenuto ad adeguarsi, si chiede di comunicare le modalità di interfaccia che si prevede di utilizzare es. WEB Service? - Sempre nel paragrafo 3.3.1 si chiede di specificare, anche in una stima percentuale, quante sono le ricerche che prevedono una consegna fisica e quante con consegna digitale. Ringraziamo anticipatamente per la cortese attenzione ed i relativi riscontri.

Risposta:

Si invita a prendere visione delle risposte pubblicate nella sezione “Documenti di gara” della presente procedura telematica e sul sito Ismea, nella sezione dei bandi di gara in corso dedicata a questa procedura.

Cordialmente

ISMEA UO Gare

FAQ n. 9

Domanda:

In riferimento alle coperture assicurative previste a pagina 12 del capitolato di gara, ossia “Incendio, bagnamento ed eventi speciali: • € 2.000.000 (duemilioni) sul contenuto degli archivi e relative attrezzature; • € 150 mila per ricostruzione del materiale archiviato; Furto: • € 10 mila su ciascun fascicolo e/o documenti in genere contenuti nei faldoni e nelle scatole; • € 10 mila per ricostruzione dei singoli fascicoli archiviati • R.C.T.: € 500 mila per ogni sinistro; • R.C.O.: € 150 mila per ogni sinistro” Si chiede: - conferma che i massimali relativi al furto dei singoli fascicoli e/o documenti nonché quelli relativi alla ricostruzione dei sinoli fascicoli archiviati siano un refuso, in quanto sproporzionati rispetto al massimale di € 150.000 relativo alla ricostruzione del materiale archiviato; - i criteri seguiti per la quantificazione dei massimali richiesti. 

Risposta:

Si invita a prendere visione della risposta pubblicata nella sezione “Documenti di gara” della presente procedura telematica e sul sito Ismea, nella sezione dei bandi di gara in corso dedicata a questa procedura.

ISMEA UO Gare

FAQ n. 10

Domanda:

Al punto 3.4 (Servizio di dematerializzazione archivio RIFO) del capitolato tecnico si dice che: L’impresa aggiudicataria provvede al servizio di dematerializzazione delle pratiche attive afferenti all’indice di classificazione 08 RIFO, secondo le seguenti modalità: • Entro 3 mesi dalla presa in carico dell’archivio, l’aggiudicatario si impegnerà ad elaborare una proposta di digitalizzazione in accordo con le esigenze dell’Ente • All’approvazione della proposta da parte di Ismea, la Ditta provvede entro i successivi 10 giorni, a presentare un preventivo di spesa……. Mentre nel disciplinare al Punto3. OGGETTO DELL’APPALTO, IMPORTO E SUDDIVISIONE IN LOTTI sono stati messi a budget per il “servizio di dematerializzazione archivio RIFO” € 20.000,00 non soggetti a ribasso e a detto budget si attingerà, solo se necessario. Cosa significa che dovrà essere prodotto un’offerta economica separata, che sarà oggetto di una nuova procedura? Oppure sono stati messi a Budget € 20.000?

Risposta:

Si invita a prendere visione della risposta pubblicata nella sezione “Documenti di gara” della presente procedura telematica e sul sito Ismea , nella sezione dei bandi di gara in corso dedicata a questa procedura.

ISMEA UO Gare